Effektiv kommunikation er af afgørende betydning, hvis du ønsker folk at forstå dit synspunkt. Bliver det endnu mere afgørende i professionel indstillinger, som hårde konkurrence betyder, at kunder skal overbevises om at dine produkter er bedre end din rival. Medmindre du kommunikere effektivt de funktioner og fordele ved dit produkt, er din kunder tilbøjelige til at gå ud af døren. Kommunikation er lige så vigtige for din interaktion med leverandører, medarbejdere, ledere og investorer.
De følgende seks regler vil hjælpe dig med at kommunikere mere effektivt, begrænse konflikter i organisationen og blive en bedre leder.
Regel #1: Organisere dine tanker.
Rodet tanker fører til usammenhængende tale. Systematisk at organisere dine tanker er det første trin til effektiv kommunikation. Du bør være klar over den meddelelse, du ønsker at formidle, og det er nyttigt at have en ramme for samtalen. Kommunikation er en dynamisk proces, så du skal organisere og omorganisere dine tanker derfor efterhånden som samtalen skrider frem. Denne tilstedeværelse i sindet er væsentlige.
Regel #2: Planlægge samtale før tid.
Når du tænker gennem et emne, forsøge at forestille sig, hvilken reaktion du vil fremkalde. Plan ud i forskellige retninger, at samtalen kan gå, og forberede din jord i overensstemmelse hermed. Det hjælper for at overveje personlighed og adfærd på den person, med hvem du handler. Hvordan er han/hun foretrækker at arbejde, hvad er hans/hendes behavioral style? Besvare disse spørgsmål gør det muligt at skræddersy din strategi i overensstemmelse hermed.
Regel #3: Vær opmærksom på dine nonverbale signaler.
Vidste du, at meget af vores kommunikation sker gennem nonverbale signaler? Den besked, du formidle gennem din gestus, kropssprog og ansigtsudtryk vil spille en stor rolle i den respons, du fremkalde. Af denne grund, din verbale og nonverbale besked skal være sammenhængende. ellers, du sender blandede signaler og ikke opnå det resultat du ønsker.
Regel #4: Være kortfattet.
Som de siger, er mindre mere. Dette gælder for kommunikation så godt. Dit mål i kommunikation er at formidle et budskab og skabe en vis svar. Fremhæv din nøglepunkter simpelthen, og besvare spørgsmål direkte. Gentage dig selv og gentage dine points vil kun forringer din besked.
Regel #5: Demonstrere, hvordan anden personen vil gavne.
Når du viser, hvordan anden personen direkte vil drage fordel af dit tilbud, er du meget tæt på overbevisende ham/hende. For at gøre dette, skal du fremhæve frugterne af dit tilbud og forklare, hvordan de vil forbedre hans eller hendes liv. For eksempel, i stedet for at forklare, at et nyt produkt er mere effektiv, kan du understrege, hvor meget tid eller penge kunden vil spare. Dette er den femte store regel for at blive en god kommunikator.
Regel #6: Være en god lytter.
Vigtigheden af at lytte til anden partiet og forstå hans/hendes synspunkt er ofte overset. Effektiv kommunikation er to-vejs proces; Hvis du indtager en ensidig holdning, vil du ikke at oprette en rapport med din modpart. Ved at gøre anden personen føler, at du sætter pris på deres deltagelse i samtalen, og at du tager fat på hans/hendes behov, gøre du ham/hende meget mere villige til at rumme din position. Dette betyder i praksis, at du skal lytte tålmodigt og konversere i overensstemmelse hermed.